Проверка ведения журналов учета

В ходе проверки следует обратить внимание на следующие вопросы:

1. Наличие  журнала учета выставленных счетов фактур и порядок его ведения. Продавцы должны вести журнал учета выставленных покупателям счетов  фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры. Учет счетов-фактур, выставленных покупателям,  должен производиться в хронологическом порядке (п.1 и 2  Постановления №914).Журнал учета выставленных счетов фактур должен быть прошнурован, а его страницы пронумерованы (п.6 Постановления №914)

2. Наличие и порядок  ведения книги продаж:

2.1 порядок регистрации счетов-фактур в книге продаж в зависимости от учет-ной политики

Счета фактуры должны регистрироваться в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, когда возникло  налоговое обязательство (п.17 Постановления №914).

2.2 случаи регистрации счетов-фактур с одинаковыми реквизитами; Допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг)  под полученную сумму авансовых платежей (п.20 Постановления №914) 

2.3 наличие и регистрация в книге продаж счетов-фактур, которые выписываются в одном экземпляре.
Регистрируются в книге продаж счета-фактуры, выписанные в одном экземпляре:- при получении  денежных средств, связанных с оплатой товаров (выполнения работ, оказания услуг), в счет предстоящих поставок; - процентов по векселям;- процентов по товарному кредиту;- при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления;- при передаче товаров (работ, услуг) для собственного нужд, затраты на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль;в случаях, когда предприятие выступает налоговым агентом (например, при аренде государственного и муниципального имущества)

2.4 порядок регистрации в книге продаж лент контрольно-кассовой техники, документов строгой отчетности; Запись в книге продаж должна производиться каждый день на основании показаний лент контрольно-кассовых машин

2.5 порядок регистрации в книге продаж счетов-фактур по  работам или услугам других продавцов, которые оплачива-ются  покупателем сверх стоимости товаров; Должны регистрироваться в книге продаж только в части стоимости этих товаров (п.26 Постановления №914)

2.6 порядок внесения исправлений в книгу продаж в случаях обнаружения ошибок;Нормативными актами не установлен.Рекомендуем отражать в периоде обнаружения ошибки с указанием периода совершения ошибки на основании бухгалтерской справки

2.7 порядок ведения книги продаж при реализации товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения;Книги продаж ведутся структурными подразделениями  в виде разделов единой книги продаж организации. За отчетный период указанные разделы книги продаж представляются обособленными подразделениями для оформления единой книги продаж (Письмо МНС РФ от 21.05.01г. №ВГ-6-03/404)  

2.8 оформление книги продаж по истече-нии отчетного периодаКнига продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью (п.27 Постановления №914)

3. Порядок оформления и выставления счетов-фактур: 

3.1 соблюдение срока выставления счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
Счета-фактуры  выставляются не позднее пяти дней со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг (п.3 ст.168 НК РФ). В отдельных отраслях, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного покупателя допускается составление счетов-фактур одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим (Письмо МНС РФ от 21.05.01г. №ВГ-6-03/404).  Наличие льгот по НДС и применение нулевой ставки не освобождает налогоплательщиков от составления сче-тов-фактур (п.п.1 п.3 ст.169 НК РФ).Счета-фактуры не составляются по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и НПФ по операциям, не подлежащим налогообложению ( п. 4 ст. 169 НК РФ) 

3.2 порядок  оформления и выстав-ления счетов-фактур посредни-ками, выступающими от своего имени;
При реализации посредником товаров (работ, услуг) комитента, счет-фактура   выставляется посредником от своего имени в соответствии с хронологией выставляемых им счетов-фактур в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается покупателю, другой - подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур без регистрации его в книге продаж.  Отдельный счет-фактура выставляется посредником комитенту на сумму вознаграждения. Этот счет-фактура регистрируется в установленном порядке в книге продаж у посредника (Письмо МНС РФ от 21.05.01г. №ВГ-6-03/404)

3.3 порядок выставления счетов-фактур комитентом (принципалом) при реализации товара че-рез посредника, выступающего от своего имени; Комитент (принципал) выставляет счет-фактуру на имя посредника с нумерацией в соответствии с хронологией выставляемых комитентом (принципалом) счетов-фактур. При этом показатели счета-фактуры, выставленного посредником покупателю, отражаются в счете-фактуре, выставляемом комитентом (принципалом) посреднику и регистрируемом в книге продаж  у комитента (принципала).3.4 порядок оформления счетов-фактур обособленными подразделениями
Счета-фактуры на отгруженные товары (работ, услуги) выставляется обособленными подразделениями само-стоятельно в порядке возрастания номеров в целом по организации. Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения (Письмо МНС РФ от 21.05.01г. №ВГ-6-03/404)
- соблюдение общих требований к оформлению счетов-фактур
В счете-фактуре должны быть указаны:1) порядковый номер и дата выписки счета - фактуры;2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания); 6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету - фактуре товаров (работ, услуг) исходя из приня-тых по нему единиц измерения (при возможности их указания); 7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога; 8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету - фактуре това-ров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;9) сумма акциза по подакцизным товарам;10) налоговая ставка;11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету - фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;13) страна происхождения товара;14) номер грузовой таможенной декларации.Сведения, предусмотренные подпунктами 13 и 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах - фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах - фактурах и товаросопроводительных документах (п.5 ст.169 НК РФ). 
Счет - фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета - фактуры индивидуальным предпринимателем счет - фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя (п.6 ст.169 НК РФ)

4. Порядок выставления счетов-фактур и регистрации их в книге продаж при расчетах в рублях по установленному в договоре курсу иностранной валю-ты Разрешается выставлять счета фактуры в иностранной валюте (п.7 ст.169 НК РФ).Регистрация в книге продаж осуществляется в зависимости от учетной политики:- если для целей налогообложения организацией принята учетная политика "по оплате", то счета - фактуры, оформленные в иностранной валюте, регистрируются в книге продаж по курсу, установленному договором в момент наступления налогового обязательства (то есть в момент поступления оплаты);- если для целей налогообложения принята учетная политика "по отгрузке", то  счет-фактура, оформленный в иностранной валюте, регистрируется в книге продаж по курсу на дату отгрузки.При получении оплаты в погашение задолженности за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) на сумму положительной (отрицательной) суммовой разницы составляется бухгалтерская справка, на основании которой вносится соответствующая запись в книгу продаж   

5. Порядок выставления счетов-фактур и регистрации их в книге продаж при расчетах в  иностранной валюте Разрешается выставлять счета-фактуры в иностранной валюте (п.7 ст.169 НК РФ). Регистрация в книге продаж осуществляется в зависимости от учетной политики. Момент определения налоговой базы при реализации (передаче) товаров (работ, услуг) определяется согласно ст.167 НК РФ- если для целей налогообложения организацией принята учетная политика "по оплате", то счета - фак-туры, оформленные в иностранной валюте, регистрируются налогоплательщиком в книге продаж по курсу ЦБ РФ, действующему на дату  оплаты;- если для целей налогообложения организацией принята учетная политика "по отгрузке", то счета - фактуры, оформленные в иностранной валюте, регистрируются налогоплательщиком в книге продаж по курсу ЦБ РФ, действующему на дату отгрузки (п.3 ст.153 НК РФ)

6. Порядок выставления  счетов-фактур и регистрации их в книге продаж налоговыми агентами  (на примере аренды государственного или муниципального имущества) Счет-фактура составляется в одном экземпляре с пометкой "аренда государственного (или) муниципального имущества". Регистрируется в книге продаж в момент фактического перечисления в бюджет арендной платы (Письмо ГНС РФ   от 20.03.97г. №ВЗ-2-03/260)